Sessions

• Stage (champ STG)

On indique le code du stage rattaché à la session.

• Session (champ COD)

Code session sur 15 caractères qui identifie une session. Il peut être saisi manuellement ou laissé à vide lors de la création auquel cas il est affecté automatiquement par un compteur.

• champ DES

Intitulé utilisé par défaut dans les états et les écrans (dès lors qu'il y a suffisamment de place).
Si vous disposez de peu de place, vous pouvez également utiliser un intitulé court s'il existe.

• Etat (champ STASES)

Etat de la session. Cette information est mise à jour manuellement.

• Clôturée (champ FLGCLO)

• Inscrits (champ NBRINS)

Nombre d'inscrits à la session.

• Dates (champ STRDAT)

Ce champ indique les dates de début et de fin de la session. Si ces dates sont modifiées, elles sont également modifiées dans les inscriptions existantes relatives à la session (après demande de confirmation).

• champ ENDDAT

On indique les dates, les horaires et le temps de pause (en nombre d'heures) de la session. La saisie de ces zones permet l'initialisation du calendrier de la session.

• Stage interne (champ FRTINT)

Ce champ permet d'indiquer que le stage sera animé par un formateur interne, même sans connaître le nom de celui-ci.

• Un stage est de type interne quand il est conçu et organisé par l'entreprise : les sessions sont animées par un formateur interne, le matériel utilisé est celui de l'entreprise, etc.
  
• Le stage est externe quand sa mise en oeuvre est confiée à un organisme de formation par voie de convention. 

Cocher la case 'Stage interne' déclenche de manière automatique les calculs de coûts salariaux des formateurs internes.

• Horaires (champ STRTIM)

On indique les dates, les horaires et le temps de pause (en nombre d'heures) de la session. La saisie de ces zones permet l'initialisation du calendrier de la session.

• champ ENDTIM

• Temps de pause (champ NBRHOUBRK)

• Organisme externe (champ ORG)

On indique le code de l'organisme externe organisant la formation. Par défaut, cet organisme est initialisé par celui défini au niveau du stage.
Il est impossible d'ajouter le nom d'un organisme externe si la case Stage interne est cochée. L'organisme saisi doit être actif.

• Formateur externe (champ TCHNAM)

On indique le nom du formateur externe. Par défaut, ce formateur est initialisé par celui défini au niveau du stage.
Il est impossible de saisir le nom d'un formateur externe si la case Stage interne est cochée.

• Formateur interne (champ TCHEMP)

Ce champ indique le matricule du formateur interne. Le formateur saisi doit être actif. Par défaut, ce formateur est initialisé par celui défini au niveau du stage.

Le matricule du formateur interne peut être sélectionné dans une liste restreinte aux salariés identifiés comme étant des formateurs internes, disponible en clic droit.

Le clic droit sur le champ "Sélection par domaine" est accessible si le domaine est renseigné dans le bloc "Définition". Seuls les formateurs ayant le domaine courant dans la liste de leurs spécialités sont proposés.

Le clic droit "Sélection par thème" est accessible si le domaine est renseigné dans dans le bloc "Définition".

• champ NAM

• champ SRN

• Contrat (champ CTRNUM)

Contrat du formateur interne.

• Responsable session (champ REFNUMRH)

Ce champ permet d'indiquer le nom du gestionnaire chargé de la session.

• champ NAMRH

• champ SRNRH

• Domaine (champ DOM)

Domaine du stage de formation.

• Thème (champ THM)

Thème principal du stage de formation.

• Nature fiscale (champ NATFIS)

On indique la nature fiscale couverte par le stage.

• Catégorie d'action (champ CATACN)

On indique les catégories d'action couvertes par le stage.

• Dispositif utilisé (champ TYPFRT)

On indique le ou les dispositifs utilisés pour le stage.

• Hors plan (champ FLGPLF)

• Pays (champ CRY)

• champ CRYNAM

• Adresse (champ ADD)

On indique le lieu où doit se dérouler la session. Par défaut, ce lieu est initialisé par celui défini au niveau du stage.

• CP/Ville (champ POSCOD)

Code postal dont le format de saisie est défini dans la table Pays.

Le code postal permet de déterminer la ville. Quand le code postal est modifié, la ville correspondant au nouveau code est automatiquement affichée.

Cas particuliers :

• pour ANDORRE, indiquez 99130 
• pour MONACO, indiquez 99138 
• pour les autres pays étrangers, indiquez le code INSEE du pays ou 99999 s'il est inconnu.

• champ CTY

Renseignez le nom de la ville.
La ville proposée automatiquement est celle associée au code postal indiqué précédemment.

Vous pouvez également saisir le nom d'une ville manuellement :

• champ DAT

Date des jours de la session. Ces dates sont initialisées par les informations saisies dans l'onglet "Session". Il est possible de modifier, d'ajouter ou de supprimer une date.
Pour les sessions de type 'Autre stage', une seule ligne est affichée et correspond à la période d'exécution de la session.

• Date fin (champ DATF)

Cette colonne est affichée lorsque la session est de type 'Autre stage'. Elle correspond à la fin de la période d'exécution de la session.

• Jour (champ DAY1)

Jour de la semaine.

• Heure début (champ DEBTIM)

Heure de début de la journée de formation. Cette information concerne uniquement les stages courts.

• Heure fin (champ FINTIM)

Heure de fin de la journée de formation. Cette information concerne uniquement les sessions de type 'Stage court'.

• Pause (champ NBRTIMBRK)

Temps de pause dans la journée de formation. Cette information concerne uniquement les sessions de type 'Stage court'.

• Nombre d'heures (champ NBRHOU)

Indique la durée de la session en nombre d'heures.

• Nombre de jours (champ NBRJOU)

Nombre de jours de la session, donné à titre indicatif, et lorsque cette information est significative.

• Nb heures HTT (champ NBRHOUHTT)

Ce champ indique le nombre d'heures hors temps de travail que le salarié effectue pour sa formation.

• Nombre d'heures (champ NBRHOUIPT)

Indique la durée de la session en nombre d'heures.

• Nombre de jours (champ NBRDAY)

Indique la durée de la session en nombre de jours.

• Nombre d'heures HTT (champ NBRHOUIPTH)

• Type stage (champ TYPSTG)

Ce champ permet de déterminer si la session est rattachée à un stage de type 'Stage Court' ou 'Autre stage'. En création, si le stage est renseigné, l'information est automatiquement renseignée avec celle du stage.

• Nombre de jours (champ NBRDAYSTG)

Le nombre de jours est indicatif et correspond à celui défini pour le stage.

• Nombre d'heures (champ NBRHOUSTG)

Le nombre d'heures est indicatif et correspond à celui défini pour le stage.

• Nombre minimum (champ NBRPRTMIN)

Ce champ permet d'indiquer le nombre de participants minimum pouvant suivre la session. Par défaut, ce nombre de participants est initialisé par celui défini au niveau du stage.

• Nombre maximum (champ NBRPRTMAX)

Ce champ permet d'indiquer le nombre maximum de participants pouvant suivre la session. Par défaut, le nombre de participants est initialisé par celui défini au niveau du stage. Le nombre maximum est contrôlé lors des inscriptions dans les sessions.

• Nombre standard (champ NBRPRTSTD)

Ce champ permet d'indiquer le nombre de participants standard pouvant suivre la session. Par défaut, ce nombre de participants est initialisé par celui défini au niveau du stage. Le nombre standard est utilisé pour calculer les coûts collectifs prévisionnels dans les sessions et dans les plans de formation.

• Ressource (champ RSCNEC)

On indique les ressources nécessaires au bon déroulement de la session. Par défaut ces ressources sont initialisées par celles définies au niveau du stage.

 La liste des ressources est personnalisable (table diverse 455).

• Coût (champ TYPCRG)

On indique la nature des coûts prévisionnels générés par la session. Par défaut, ces natures sont initialisées par celles définies au niveau du stage.
Il est possible d’ajouter des natures de coûts supplémentaires ou d’en supprimer. Les coûts prévisionnels affichés ou saisis ne comportent pas les coûts salariaux des participants et du formateur interne.

Les frais d'hébergement imputables sont calculés automatiquement en fonction du minimum garanti. Ce minimum garanti est défini dans le paramètre général MG. Règle de gestion : 5 * minimum garanti * la durée en nombre de jours.

Le montant total correspond au coût dans sa globalité, tandis que le montant imputable correspond à la partie du coût à imputer sur la déclaration 2483.

Les natures de coûts relatives aux charges salariales et patronales des participants sont interdites ici.

• Type fin. (champ TYPFIN)

Le type de financement est défini pour chaque nature de coût.

• Org. fin. (champ ORGFIN)

L'organisme de financement est défini pour chaque nature de coût.

• Collectif (champ CSTTOTCLL)

On indique la nature des coûts prévisionnels générés par la session. Par défaut, ces natures sont initialisées par celles définies au niveau du stage.
Un coût est collectif lorsque le montant total est fixe pour la session. Ce coût collectif prévisionnel est divisé par le nombre standard de participants de la session pour valoriser le coût individuel prévisionnel.
Les natures de coûts relatives aux charges salariales et patronales des participants sont interdites ici.

• Individuel (champ CSTTOTIDV)

Un coût prévisionnel est individuel lorsqu’un coût fixe est imputé pour chaque participant, quel que soit leur nombre.
Il est calculé lorsqu’un coût collectif est renseigné : coût collectif / nombre de participants standard.

• Imputable collectif (champ CSTIPTCLL)

On indique la nature des coûts prévisionnels générés par la session. Par défaut, ces natures sont initialisées par celles définies au niveau du stage.
Il est possible d’ajouter des natures de coûts supplémentaires ou d’en supprimer. Les coûts prévisionnels affichés ou saisis ne comportent pas les coûts salariaux des participants et du formateur interne.

Les frais d'hébergement imputables sont calculés automatiquement en fonction du minimum garanti. Ce minimum garanti est défini dans le paramètre général MG. Règle de gestion : 5 * minimum garanti * la durée en nombre de jours.

Le montant total correspond au coût dans sa globalité, tandis que le montant imputable correspond à la partie du coût à imputer sur la déclaration 2483.

Les natures de coûts relatives aux charges salariales et patronales des participants sont interdites ici.

• Imputable individuel (champ CSTIPTIDV)

• Total (champ CSTMOYTOT)

Le total des coûts (hors coûts salariaux) est affiché et est rapporté au nombre de participants standard de la session.

• Imputable (champ CSTMOYIPT)

Le total des coûts imputables au sens de la déclaration 2483 (hors coûts salariaux) est affiché et est rapporté au nombre de participants standard de la session.

• champ WFILLER

• Total (champ CSTMOYTOT2)

Total des coûts de la session (hors coûts salariaux).

• Imputable (champ CSTMOYIPT2)

Total des coûts imputables de la session (hors coûts salariaux).

• champ WTEXT

• Coût (champ TYPCRG2)

On indique la nature des coûts réels générés par la présence d'un formateur interne pour la session. Par défaut, ces coûts relatifs au formateur interne, sont initialisés par ceux définis au niveau prévisionnel dans le stage ou la session. Les coûts salariaux et patronaux du formateur interne sont calculés automatiquement.

• Lorsque le formateur interne est identifié, ces coûts sont issus des rubriques de paie pour une valorisation au plus juste.
• Lorsque le formateur interne n’est pas identifié mais que la case « stage interne » de la session est cochée, les coûts salariaux du formateur sont calculés sur des moyennes de coûts ou des coûts fixes, suivant le paramétrage.

Paramétrage des coûts calculés lorsque les participants ou les formateurs ne sont pas identifiés

• La valeur paramètre CLCHRSRAT (chapitre FRT groupe MIS) permet d’indiquer la façon dont on souhaite calculer ces coûts :
• coût moyen : moyennes des taux horaires des participants actifs de la même catégorie (uniquement dans le plan prévisionnel) ; ou moyenne des taux horaires des formateurs actifs (utilisé pour le plan prévisionnel et dans le réel des sessions).
• Taux horaire : taux salarial et patronal prédéfinis pour le dossier dans la table diverse 453.

Spécificité liée aux participants : la valorisation des charges de salaire (prévisionnelles) se base sur la table diverse 453 et la catégorie 2483 des participants.
La catégorie 2483 est obligatoire dans la demande de formation.
Spécificité liée aux formateurs : lorsque l’option 'Taux horaire' est choisie, il faut préciser le paramètre TRNCAT (Chapitre FRT, groupe MIS) afin d'indiquer que la catégorie 2483 doit être lue dans la table diverse 453 (Cadre, Employé, Ouvrier,…).

• Les coûts de salaire du formateur interne sont valorisés dans le plan prévisionnel et dans les sessions dès que la case « Stage interne » est cochée, même si le formateur interne n’est pas encore connu.

Paramétrage des coûts calculés lorsque les participants ou les formateurs sont identifiés

• Dès que les participants ou le formateur interne sont connus, le calcul des charges de salaire est effectué sur la base des données réelles issues de la paie (sous réserve que le module de paie soit présent).
• Si cette valorisation est prévisionnelle (dans le plan par exemple), les taux repris de l’historique de paie sont ceux du dernier bulletin calculé par rapport à la date du jour.
• Si cette valorisation concerne des coûts réels dans les sessions, il existe deux options de calcul définies dans le paramètre MODCAL (chapitre FRT, groupe MIS).
• Les paramètres, TXHRPAT, TXHRPAT2, TXHRSAL, TXHRSAL2  (chapitre PLA, groupe THX) comportent les rubriques à prendre en compte dans l’historique de paie, pour la valorisation des coûts (couple matricule + contrat)…
• TXHRPAT (Taux horaire patronal imputab.), par défaut, rubrique = TX_FORM_P1
• TXHRPAT2 (Taux horaire patronal total), par défaut, rubrique = TX_FORM_P0
• TXHRSAL (Taux horaire salarial imputab.) par défaut, rubrique = TX_FORM_SI
• TXHRSAL2 (Taux horaire salarial total) par défaut, rubrique = TX_FORM_S

 Ces rubriques sont personnalisables.

Telles que prédéfinies, elles renvoient les taux horaires réels du participant ou du formateur (coûts mensuels rapportés au nombre réel d’heures travaillées dans le mois).
A noter aussi que le nombre de jours réellement travaillés pris en compte dans ce calcul est lu dans la variable 'NBJ_TRAV_M - Nbre de jrs travaillés du mois' (Paie / Saisie des variables / valeurs dossier). Cette variable correspond au nombre de jours travaillés du mois, jours fériés compris car considérés comme travaillés. Elle est à renseigner au niveau dossier dans l'onglet "Divers".

Règle de gestion pour le calcul des coûts salariaux : taux horaire * la durée en nombre d'heures.

Le montant total correspond au coût dans sa globalité, tandis que le montant imputable correspond à la partie du coût à imputer sur la déclaration 2483.

• Type (champ TYPFIN2)

Type de financement de la nature de coût.

• Org. (champ ORGFIN2)

Organisme de financement de la nature de coût.

• Total (champ CSTTOTIDV2)

• Imputable (champ CSTIPTIDV2)

• Coût (champ TYPCRG3)

• Type (champ TYPFIN3)

• Total (champ CSTTOTIDV3)

• Imputable (champ CSTIPTIDV3)

• Total (champ CSTREATOT)

Somme des coûts de la session : coûts liés au formateur, aux participants et autres coûts.

• Imputable (champ CSTREAIPT)

Somme des coûts de la session imputables, au sens de la déclaration 2483 : coûts liés au formateur interne, aux participants et autres coûts.

• Matricule (champ REFNUM)

• Nom (champ NAM)

• Statut (champ STA)

Statuts de l'inscription. Ces statuts ne sont pas modifiables manuellement mais uniquement à partir des workflows.

• Saisie : nouvelle inscription.
• En cours : en cours de validation du manager.
• Confirmée : en cours de validation du responsable formation.
• Clôturée : action du responsable formation suite à la clôture d'une session.

• Demande (champ DEM)

• Report dans session (champ NEWSES)

Le clic droit "Sélection" permet d'obtenir la liste des sessions relatives au stage de la session en cours, non clôturées et encore incomplètes.

Lorsque le bouton [Enregistrer] est activé, les inscriptions sont reportées sur la nouvelle session.

Si plusieurs inscriptions sont reportées sur la même session et que cette session ne peut en contenir autant, le nombre maximum possible est reporté et les autres inscriptions restent sur la session en cours.

Une trace finale des reports est donnée.

• Période prof (champ FLGPRO)

• Type de convention (champ TYPCNT)

Saisir le type de convention liée à la session :

• Simplifiée,
• Annuelle : convention conclue  avec un organisme formateur pour la réalisation d'une ou plusieurs sessions de stage sur une seule année civile correspondant à l'année de participation,
• Pluriannuelle : convention conclue  avec un organisme formateur pour la réalisation de sessions surplusieurs années (trois ans maximum),
• Hors convention.

• Date (champ DATCNT)

Date de signature de la convention de stage.

• Actions suivi (champ SUIACN)

• Date suivi (champ SUIDAT)

• Commentaire suivi (champ SUICMT)

• Organisme (champ ORGFIN3)

• Société (champ CPYAMT)

• Montant engagé (champ ENGAMT)

• Date Financé (champ FINDAT)

• Montant financé (champ FINAMT)

• Date Versé (champ VERDAT)

• Montant versé (champ VERAMT)

• Date Remboursé (champ REMDAT)

• Montant remboursé (champ REMAMT)

• Commentaire (champ CMTAMT)