Demande de formation
Cette fonction permet d'enregistrer les demandes de formation qui proviennent des collaborateurs ou de leurs managers. Elles alimentent le plan de formation ainsi que les actions de formation via les sessions ouvertes.
Les demandes de formations peuvent être individuelles, dans ce cas le matricule du salarié concerné est renseigné. Elles peuvent être plus générales à l’initiative d’un responsable hiérarchique ou d'un responsable RH. Dans ce cas, la demande peut être faite pour un nombre de personnes sur un thème choisi. Il est possible de renseigner à ce niveau la session ou le stage lorsqu’ils sont connus.
Pré-requis
Si la demande de formation est faite pour un stage et/ou une session précise, le stage et/ou la session doivent avoir été préalablement créés.
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Fonctionnel
FRT :
Présence Formation
Dimensionnement
CPC :
Nombre de compétences
Compteurs
Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :
DEM : Demande de formation
SES : Session de stage
La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Autres pré-requis
Tables diverses
Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :
Table diverse numéro 381 : Domaine de formation
Table diverse numéro 383 : Organisme de formation
Menus locaux
Les menus locaux paramétrables suivants sont utilisés par la fonction. Ils doivent donc être renseignés :
Menu local numéro 454 : Statut demande de formation
Gestion de l'écran
Règles de workflow
Demandes de droit individuel à la formation (DIF)
Lorsqu'une demande de DIF est créée, un mail est envoyé au responsable des ressources humaines pour chaque salarié.
Cela concerne les demandes pour lesquelles :
- le dispositif est 'Droit individuel à la formation',
- le statut est 'Saisie',
- le salarié et le contrat sont renseignés.
Le message envoyé au responsable contient ces informations :
- le nom de la personne ayant fait la demande,
- le numéro et la date de la demande, le stage et éventuellement la session,
- l'origine de la demande ('Individuelle' ou 'Hiérarchique'), la priorité ('Normale', 'Haute' ou 'Maximale'),
- le domaine et le thème s'ils sont renseignés,
- le participant : prénom, nom, matricule, contrat, site, catégorie (si elle est renseignée), l'organisme financeur (s'il est renseigné),
- la date maximum de réponse (est égal à la date de la demande + trente jours),
- une ligne pour valider la demande et une ligne pour refuser la demande.
Un accès à la demande est possible dans la pièce jointe.
La règle de workflow est DEMDIF, la règle de rejet est DEMDIFREF et la règle de visa est DEMDIFVAL. Le modèle de données associé est DEMSTG.
Pour les demandes de DIF générées automatiquement, la règle de workflow DEMDIFMAN doit être déclenchée manuellement.
Le filtre sur les demandes est le même que ci-dessus, avec un test supplémentaire afin de vérifier que la demande de DIF n'a pas déjà fait l'objet d'un workflow.
Le contenu du message est le même que ci-dessus et un accès à la demande est également possible dans la pièce jointe.
La règle de rejet est DEMDIFMANR et la règle de visa est DEMDIFMANV. Le modèle de donnes associé est DEMLIGSTG.
Demande de stage
Pour toute nouvelle demande de stage créée, un mail est envoyé au responsable des ressources humaines pour chaque salarié.
Cela concerne les demandes pour lesquelles :
- le dispositif n'est pas 'Droit individuel à la formation',
- le statut est 'Saisie',
- le salarié et le contrat sont renseignés.
Le message envoyé au responsable contient ces informations :
- le nom de la personne ayant fait la demande,
- le numéro et la date de la demande, le stage et éventuellement la session,
- le participant : prénom, nom, matricule,
- une ligne pour valider la demande et une ligne pour refuser la demande.
La règle de workflow est DEMSTG, la règle de rejet est DEMSTGREF et la règle de visa est DEMSTGVIS. Le modèle de données associé est DEMSTG et le plan de travail associé est DEM.
En-tête
Présentation
Le numéro de demande peut être :
- saisi par l'utilisateur,
- automatiquement attribué à la création de la demande s'il est laissé à vide.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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Compteur qui identifie chaque demande. Si cette zone est laissée vide, un numéro d'ordre sera automatiquement attribué à la création de la demande. |
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Stage sur lequel porte la demande de formation. |
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Ce champ affiche la date à laquelle la demande est faite. Cette date est obligatoire et modifiable. Lors de la création d'une demande, cette date est initialisée par la date du jour de création. Pour les demandes déjà existantes, le champ est initialisé par la date de création si elle n'est pas déjà renseignée. |
Fermer
Onglet Caractéristiques
Présentation
Certaines caractéristiques de la demande sont reprises de la session si celle-ci est renseignée, ou du stage, si celui-ci est renseigné.
Une demande de formation peut être faite directement par le salarié ou un manager peut saisir les demandes de formation pour ses collaborateurs.
Une demande n'est plus modifiable si elle fait partie du plan de formation définitif ou si elle a généré une inscription.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Généralités
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Ce champ peut prendre les valeurs :
Lors de la création d'une demande, le champ prend la valeur 'Normale' par défaut. |
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Ce champ peut prendre les valeurs :
Lors de la création d'une demande, ce champ prend la valeur 'Saisie' par défaut. |
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Si l'origine de la demande est 'Parcours individualisé', le code du parcours est renseigné et la case "Période de professionnalisation" est cochée ou non suivant les paramètres du parcours. |
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Si cette case est cochée dans le parcours individualisé, dans tout le processus de formation sera indiqué que la formation concernée émane du dispositif de professionnalisation. |
Origine de la demande
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La demande peut être :
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Le matricule du salarié est renseigné lorsqu’il s’agit d’une demande de formation nominative. |
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Lorsque la demande de formation est nominative et que le salarié concerné a plusieurs contrats, ces derniers sont proposés et l’un d’eux doit être sélectionné. |
Session
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La demande de formation peut préciser la session à laquelle les participants veulent assister. |
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La demande de formation peut porter sur un domaine précis. Si le stage est renseigné, cette zone est initialisée. |
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La demande de formation peut porter sur un thème précis. Si le stage est renseigné, cette zone est initialisée. |
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Période durant laquelle la formation peut se dérouler. Si la session est renseignée, ces zones sont initialisées. |
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Plan de formation prévisionnel
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Cocher "Hors plan" pour que la demande de formation ne soit pas prise en compte dans un plan de formation. |
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L’année du plan est affichée lorsqu’une demande de formation est retenue au titre d’un plan de formation définitif. |
Classification
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Choisir le type d'action de la formation. |
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Les actions du plan de formation sont classées en trois catégories, chacune relevant d'un régime spécifique. |
Commentaires
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Onglet Participants
Présentation
Si l’origine de la demande est individuelle (cf : onglet caractéristique), le matricule demandeur est reporté dans le tableau participant.
Si l’origine de la demande est hiérarchique, il est possible de saisir :
- des demandes nominatives en renseignant 1 dans la colonne nombre et en sélectionnant le salarié,
- des demandes non nominatives en renseignant la colonne nombre et au minimum la colonne Catégorie.
Si la demande est hiérarchique, il est possible de saisir plusieurs lignes.
Les demandes font l'objet de deux suivis :
- un suivi manuel pour connaitre l'état de la demande ('Saisie', 'Réfusée', 'Acceptée', etc.). Ce suivi est paramétrable.
- un suivi automatique pour savoir si :
- la demande est acceptée dans le plan de formation définitif (Plan),
- la demande a abouti à l'inscription du salarié au stage (Inscription),
- la formation du salarié a eu lieu et la session est clôturée (Réalisée).
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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L'état de la demande est géré manuellement. La demande peut passer par plusieurs états avant d'être acceptée ou refusée. Les différents états sont paramétrables dans le menu local 454, mais l'état "acceptée" doit toujours être le dernier de la liste. |
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Ce champ est mis à jour automatiquement par le système :
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Nombre de salariés à qui s'adresse la demande une formation. La demande de formation peut combiner des demandes nominatives (pour 1 personne) et des demandes globales (pour N personnes). |
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Saisir le matricule du salarié si la demande de formation est nominative. |
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Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
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Saisir un site, si la demande de formation ne s'adresse qu'aux employés d'un site. Le site est automatiquement mis à jour si un salarié est saisi. |
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Catégorie d'employés visés par la demande de formation. La catégorie est automatiquement mise à jour si un salarié est saisi. |
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Il faut indiquer dans quel cadre s'inscrit la demande de formation :
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Type de financement de la nature de coût. |
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Organisme de financement. L'organisme financeur saisi doit être actif. |
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Saisir un service, si la demande de formation ne s'adresse qu'aux employés d'un service. Le service est automatiquement mis à jour si un salarié est saisi. |
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Le sexe et la tranche d'âge sont saisissables dans le cadre d'une demande collective. |
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Les colonnes "Emploi type" et "Poste" sont :
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La colonne "Motif refus" est saisissable si l'état de la ligne et 'Refusée' et si l'utilisateur a les droits. |
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
FICDEM : Demandes de formation
LISTDEM : Suivi des demandes formation
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Filtres
Habilitations
Parcours
Génération
Fermer Ce bouton permet de:
Une trace finale rend compte des créations effectuées.
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Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez pas de niveau d'autorisation défini dans le paramètre NIVDEM
Le paramètre NIVDEM n'est pas défini au niveau de la fiche de l'utilisateur.
Il faut au moins saisir un participant
La demande doit au moins contenir une ligne pour être valide.
Modification impossible car une demande est inscrite ou réalisée
Les caractéristiques de la demande ne sont pas modifiables car une demande fait l'objet d'une inscription à une session. Si la session est clôturée, la demande est réalisée.
Cette session est clôturée
Une demande de formation ne peut être faite pour une session qui est clôturée, c'est à dire qui a déjà eu lieu.
Cette session ne dépend pas du stage …
La session fait référence à un stage différent de celui qui est renseigné dans la demande.
La période de validité du stage est du ../../.. au ../../..
Le stage est assuré pendant une période qui ne correspond pas à la période souhaitée pour la demande de formation.
L'année doit être >= à …
Les demandes servent à élaborer un plan prévisionnel sur une année qui doit être postérieure à l'année stockée dans le paramètre DEBAN.
Période souhaitée incompatible avec l'année du plan
La période souhaitée pour le déroulement de la formation ne coïncide pas avec l'année du plan qui est saisi.
Plan de formation clos pour l'année
Un plan de formation définitif est déjà établi sur cette année. Aucune demande ne peut être ajoutée.
Demande de formation non modifiable
Si la demande fait l'objet d'une inscription, elle ne peut pas être modifiée.
Stage non renseigné : la demande ne peut pas être acceptée
Pour accepter une demande, il faut que la zone stage soit renseignée.
Nombre de participants invalide
La demande regroupe un nombre de participants qui est supérieur au nombre de participants autorisé pour la session ou le stage.
Demande déjà existante en ligne
Un salarié ne peut pas faire deux fois la même demande de formation.
Salarié non présent dans la société
Le salarié n'est plus dans la société.
Sortie du salarié le xx/xx/xx
Une formation est demandée pour un salarié qui va quitter la société.
Nature fiscale incompatible avec la session
La nature fiscale indiquée dans la session est différente.
Nature fiscale incompatible avec le stage
La nature fiscale indiquée dans le stage est différente.
Catégorie d'action incompatible avec la session
La catégorie d'action indiquée dans la session est différente.
Catégorie d'action incompatible avec le stage
La catégorie d'action indiquée dans le stage est différente.
Dispositif incompatible avec la session
Le dispositif indiqué dans la session est différent.
Dispositif incompatible avec le stage
Le dispositif indiqué dans le stage est différent.
Le salarié n'appartient pas à la catégorie ciblée par le stage
La catégorie 2483 du salarié est différente de celle qui est indiquée dans la cible du stage.
Le salarié n'appartient pas à la cible visée par le stage
Participe au stage alors qu'il est le formateur
Le salarié ne peut pas être à la fois formateur et stagiaire.