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Cette fonction permet de saisir les frais professionnels d’un salarié, afin de pouvoir ultérieurement les comptabiliser par la fonction de comptabilisation , et les régler, le cas échéant en saisie de règlement.

Pré-requis

  • Des codes frais sont défnis
  • Les barêmes des frais kilométriques sont définis
  • Les TVA (table diverse 552) sont définies
  • Dans la fiche salarié, un barême kilométrique doit avoir été attribué aux salariés dont on veut saisir les frais. On peut aussi y personnaliser des plafonds ou des valeurs par défaut associés à certains codes frais.

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

Codes activités dépendants

Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :

  AX1 (Axe 1), AX2 (Axe 2), AX3 (Axe 3), AX4 (Axe 4), AX5 (Axe 5), AX6 (Axe 6), AX7 (Axe 7), AX8 (Axe 8), AX9 (Axe 9).

Fonctionnel

  NOF :  Notes de frais

  SRV :  Activité de services

  VISAF :  Visa notes de frais

Dimensionnement

  ANA :  Nb d'axes analytiques

Le module Note de sfrais doit être actif ainsi que le code activité NOF. La saisie des visa dépend du code activité VISAF. Le code activité ANA dimensionne le nombre d'axes analytiques.

Habilitations

Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.

Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.

Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :

  Tous utilisateurs

  Modif statut de la demande

  Modif d'une note acceptée

Les trois options de la fonction sont :

 Code option

Description

1

Permet d'accéder aux frais de tous les salariés pour lesquels l'utilisateur est habilité (d'apresè les autorisation sur site et services des salariés). Sinon l'utilisateur ne peut accéder qu'à ses propres frais.

 2

Permet de viser les frais

 3

Permet de modifier les lignes visées

Autres pré-requis

Tables diverses

Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :

  Table diverse numéro 552 : Taxe TVA

  Table diverse numéro 551 : Unité des frais

Tables à renseigner

Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :

Gestion de l'écran

La saisie des notes de frais se fait entre deux dates mémorisées lors de la précédente saisie ou celles de début et de fin de mois de paye la première fois.Ces dates sont modifiables par le bouton [Période] de bas d’écran. Le code matricule saisi (si autorisé), on dispose alors, dans un tableau, de l’ensemble des lignes de frais déjà saisis entre ces deux dates, et on peut les modifier (si elles ne sont pas déjà comptabilisées ou visées), en saisir de nouvelles, et valider la saisie.

Un accès aux notes de frais par salarié (ordre croissant des matricules) et par date (ordre croissant des périodes pour un même matricule) est possible par le biais de la liste gauche.

Ecran de saisie

Présentation

La saisie permet de renseigner les informations suivantes :

- le site concerné, la date, et le code frais décrivant la nature des frais engagés.

- la quantité unitaire, puis le montant réel TTC des frais engagés, et la devise dans laquelle ce montant a été engagé.

Le montant TTC à rembourser est alors affiché. Ce montant peut être inférieur aux frais engagés, dans la mesure où un plafond de dépenses unitaires peut être défini par type de frais en fonction du salarié. Il reste modifiable par défaut (mais cette modification peut être interdite en fonction du code frais). C’est ce montant qui sera comptabilisé et servira de base au remboursement.

On saisit ensuite :

-  les imputations analytiques sur les axes sur lesquelles elle est saisissable, avec des valeurs par défaut issues des règles définies sur le code frais (elles peuvent venir de l’utilisateur ou du code frais lui-même).

-  un visa (code de l’utilisateur ayant visé la saisie). Ce champ n’est pas obligatoire.

- un commentaire informatif, dont la saisie peut être imposée selon le type de frais.

Un champ supplémentaire apparaît en fin de ligne. Il peut prendre les valeurs Non comptabilisé ou Comptabilisé simulation , selon que la ligne de frais ait été ou pas enregistrée comptablement. Si c’est le cas, la ligne devient non modifiable.

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Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Bloc numéro 1

Salarié dont on veut saisir les notes de frais.

  • champ NAMSRN

 
  • Période (champ STRDAT)

Permet de définir la période de saisie des frais professionnels. Si pour la période choisie il y a plus de lignes de frais que ne peut en contenir le tableau, alors la date de fin est avancée à la date du frais de la dernière ligne du tableau.
  • champ ENDDAT

 
  • Contrat (champ CTRNUM)

Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
La consultation des différents contrats d'un salarié s'effectue en sélectionnant :

  • son matricule,
  • le type de document souhaité,
  • la date de l’évènement dans la partie gauche de l'écran.

 

 
  • Note de frais (champ EXSNUM)

Numéro de la note de frais. Ce numéro est un compteur défini automatiquement en création et duplication de note de frais.
  • Statut (champ EXSSTA)

Le statut brouillon est réservé au salarié qui saisit une note de frais mais qui ne veut pas la déclarer officiellement car il l'enregistre alors que tous les frais ne sont pas saisis par exemple.

Le statut demande signife que le salarié qui a saisi la note de frais souhaite la voir visée par le ou les responsables.

Le statut refusé ou validé est réservé au(x) responsable(s) chargés de valider les notes de frais.
  • Titre (champ TIT)

Pas d'aide liée à ce champ.

  • Commentaire visa (champ CMT)

Commentaire de la personne qui vise les notes de frais

Tableau

  • Date (champ DATEXS)

Date à laquelle le frais saisi a été payé par le salarié.

  • Identifiant (champ UID)

 

Code qui identifie de manière unique les différents frais professionnels

Devise  en laquelle a été payé le montant du frais saisi.

Code de la TVA à laquelle est assujetti le frais saisi.

  • Qté (champ QTY)

Indiquer par exemple le nombre de nuités, de repas ou de convives,  qui correspondent au montant payé, ou bien le nombre de kilomètres parcourus.

  • Unité (champ UOMDES)

 
  • ± (champ SNS)

 
  • Mt payé (champ PAYCUR)

Pas d'aide liée à ce champ.

  • Dont TVA (champ VATCUR)

 
  • Mt remboursé (champ RFUCUR)

Suivant les droits de l'utilisateur, on peut modifier le montant qui sera remboursé au salarié.

Caractères alphanumériques permettant d'identifier de manière unique une société.
Au sein de la même société, il est possible de définir un ou plusieurs sites.
Une société peut ne pas être définie comme étant une société juridique (elle ne sert alors qu'à des fins de reporting).
  • Client (champ BPCNUM)

Client pour lequel la prestation est réalisée. Cette zone fait référence aux clients du dossier X3 qui est paramétré au niveau de la fiche société.
  • Commande (champ SOHNUM)

Commande du client sur laquelle est imputé l'événement saisi.

  • Ligne (champ SOHLIG)

Ligne de la commande sur laquelle doit s'imputer l'évènement saisi.

  • Facturable (champ INVFLG)

Pas d'aide liée à ce champ.

Saisie des sections analytiques sur chaque axe.

 

 

 

 

 

 

 

 
  • Commentaires (champ DES)

Pas d'aide liée à ce champ.

  • Comptabilisé (champ STA)

 
  • Transféré bordereau (champ TRFREQ)

 
  • N° bordereau (champ REQNUM)

 

Total

  • Payé (champ TOTPAY)

 
  • Remboursé (champ TOTRFU)

 
  • Comptabilisé (champ TOTSTA)

 

Fermer

 

Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  FICEXS : Notes de frais

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

l'état FICEXS permet d'éditer les frais par salarié.

Boutons spécifiques

Permet de viser toutes les lignes non visées du tableau.

Barre de menu

Fonction / Arrêté notes de frais

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Saisie des frais inactive

Le salarié est inactif.

Tableau plein

Il y a trop de frias pour la période choisie, la date de fin est donc avancée à la date du dernier frais du tableau.

Suppression/Modification impossible

La ligne est comptablisée ou bien la ligne est visée et l'utilisateur n'a pas le droit de modifier une ligne visée.

Date en dehors de la période

La  date d'un frais doit être inclus dans la période sélectionnée.

Salarié non présent en ce jour

D'après les entrées-sorties de la fiche salarié, celui-ci n'était pas salarié à cette date. On ne peut donc lui imputer un frais professionnel ce même jour.

Montant TVA > montant payé

Le montant de TVA saisi doit être inférieur au montant TTC du frais professionnel.

Montant remboursé > montant payé

Le montant remboursé doit être inférieur au montant déboursé par le salarié.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table

Intitulé Table

ACCES [ACC]

Accès par utilisateur

AFCTFCT [AFT]

Profil fonction utilisateur

ATABDIV [ADI]

Tables diverses

ATEXTRA [AXX]

Textes à traduire

AWRKHISSUI [AWS]

Historique suivi workflow

CAAUZ [AUZ]

Table des interdictions

CACCE [CCE]

Table des sections analytiques

COMPANY [CPY]

Société

EMPCTR [ECT]

Contrat en cours

EMPLOCTR [CTR]

Contrat

EMPLOEXN [EXN]

Notes de frais

EMPLOID [ID]

Etat Civil

EXPENSES [EXS]

Frais

EXSKMETRE [EXK]

Frais kilométriques

FACILITY [FCY]

Sites

GACCCODE [CAC]

Codes comptables

GACCOUNT [GAC]

Comptes généraux

SERVICE [SRV]

Services

SOLDPAY [SDP]

Soldes des paiements

TABCUR [TCU]

Table des Devises

TABEXPENS [TES]

Codes de frais

VALEUR [VLA]

Valeurs

Evénements Workflow

Un flux de messages est généré au cours des différentes étapes de la gestion des notes de frais. Les règles de workflow mises en oeuvre sont :

  • EXSMOD, en saisie des lignes de frais ;
  • EXSVISA, lorsque les lignes de frais sont visées dans cette fonction;
  • CPTA_NOF, lorsque les lignes de frais sont comptabilisées ;
  • SIGN_NOF, lorsque les lignes de frais sont visées à partir du moniteur workflow ;
  • VALREG_NOF, lorsque les règlements des notes de frais sont validés.