Note de frais

Principes généraux

Le principe de la saisie des notes de frais est de dédouaner les salariés de la saisie papier et permet aux salariés en déplacement d'enregistrer leurs frais rapidement.

Ergonomie de la saisie des frais

• Tabulez pour naviguer d'une zone à l'autre dans les lignes du tableau.
• La flèche rouge à droite active ou non les calendriers et les post-it jaunes.
•  L'icône [Paramétrer l'affichage] de la barre de titre, ouvre un menu de paramétrage de la taille de la fenêtre.
• L'icône [Paramètres] affiche un écran de paramétrage de la note de frais.
  Il est possible de consulter un tableau complet ou d'afficher seulement certaines colonnes. Sélectionnez également votre page graphique par défaut ainsi que l'affichage par défaut de la saisie de note de frais, saisie classique ou saisie graphique.
• Grâce à la liste déroulante Afficher, vous pouvez choisir le nombre de lignes affichées par page.

Enregistrement comme brouillon

Si vous souhaitez saisir une demande de remboursement susceptible d'être modifiée, il est possible de l'enregistrer en tant que brouillon et de le réouvrir pour l'enregistrer définitivement.

Enregistrement comme modèle

Les notes de frais étant souvent les mêmes, il est possible de les enregistrer en tant que modèle. Cet enregistrement crée une copie de lui-même à l'ouverture.
Lorsque vous ouvrez le modèle, entrez les informations spécifiques à la nouvelle demande de remboursement.
 L'enregistrement et l'appel d'un modèle sont détaillés dans le § Boutons et liens disponibles.

Enregistrement d'un favori

Un favori vous permet d'accéder immédiatement à vos options les plus fréquemment utilisées.

Pour enregistrer un favori, suivez la procédure ci-dessous.

1. Effectuez un clic droit sur le post-it, puis en sélectionnez Insérer une ligne vide avant ou Insérer une ligne vide après.

2. Effectuez un clic droit sur le post-it jaune et sélectionnez Ajouter un favori.

3. Choisissez la valeur dans la liste déroulante Valeur.
 Le libellé du type d'absences est repris par défaut et est modifiable manuellement.

4. Cliquer sur [Ok].

 Vous pouvez regrouper des favoris par catégories en insérant une ligne vierge avant ou après chaque groupe.

Supprimer un favori

• L'option Supprimer toute la ligne supprime le favori courant et sa ligne.
• L'option Supprimer le favori annule un enregistrement de favori.

Saisir une note de frais par la saisie classique

1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle] ou démarrez directement si aucune note n'a été préalablement saisie.

2. Pour saisir une note de frais, saisissez le nom de la demande de remboursement. Puis sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez saisir une note de frais. Par défaut le programme se positionne sur l'utilisateur connecté.

3. Pour les salariés sous multi-contrats, choisissez dans la liste déroulante en haut à droite le contrat sur lequel va porter votre demande de remboursement si vous êtes en multi-contrats.

4. Commencez la saisie des dépenses à partir de la colonne 'Code', le type de frais faisant l'objet des dépenses à saisir. Puis tabulez ou cliquez dans les zones correspondantes pour spécifier la quantité, le montant payé et la date. Le montant remboursé est calculé automatiquement.

5. Cliquez sur la date dans le calendrier, cette date est alors marquée par un pictogramme violet et s'inscrit dans la première ligne du tableau.

6. Sélectionnez la devise si elle est différente de celle indiquée par défaut.
 Il est impossible d'indiquer une devise différente de celles paramétrées dans Sage HRM.

7. Affichez le menu contextuel des post-it fond jaune pour ajouter de nouvelles entrées dans les zones à listes déroulantes.

8. Précisez éventuellement le projet ou le client auquel la dépense est rattachée dans la zone Commentaire.

9. Selon le cas, enregistrez le nombre de kilomètres parcourus et/ou le montant TTC de votre dépense  de carburant (le HT et la TVA pouvant être calculés de manière automatique).
Les chevaux fiscaux doivent être prélablement indiqués dans les dossiers personnels.

10. En fonction de la nature de chaque dépense et des modalités de remboursement prédéfinies (frais réels, forfait, réel avec seuil), le montant à rembourser au salarié est automatiquement calculé via le bouton [Calculer].

11. La fin de la sélection est obtenue en cliquant sur le bouton [Enregistrer comme brouillon] pour enregistrer la saisie, mais sans la valider et sans envoi de mail de validation de saisie des frais au manager.

12. L'ensemble des dépenses de la période ou de la mission étant saisi, vous pouvez soumettre la note de frais pour validation à votre responsable, après avoir éventuellement ajouté quelques commentaires, par le biais du bouton [Valider].
Un écran récapitulatif s'ouvre, vous permettant d'éditer la note de frais ou d'en créer une nouvelle.

Saisir une note de frais par la saisie graphique

1. Saisissez le nom de la demande de remboursement dans le champ Titre.  

2. Sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez saisir une note de frais dans le champ 'Personne'. Par défaut le programme se positionne sur l'utilisateur connecté. Pour les salariés en multi-contrats, choisissez également dans la liste déroulante 'Contrat' à haut à droite le contrat sur lequel va porter votre demande de remboursement.

3. Cliquez sur le bouton [Saisie graphique] en haut de la page.

4. Cliquez sur le type de frais faisant l'objet des dépenses à saisir sur l'image au centre de la page.
 Le type de frais est ajouté dans la colonne "Code" de votre note, sur la gauche de la page.
Vous pouvez la modifier en double cliquant sur le chiffre dans la colonne "Quantité" de votre note, ou la modifier ensuite dans la saisie classique après activation du bouton [Ok].
Vous pouvez également modifier la date du type de frais en double cliquant dessus dans la colonne "Date", puis en saisissant votre date manuellement ou en la sélectionnant dans le calendrier.

5. Procédez de la même façon pour tous vos frais.

6. Cliquez sur le bouton [Ok].
 Vous retournez à l'écran de saisie classique. Les données indiquées dans la saisie graphique sont transférées automatiquement.

7. Complétez le tableau comme dans la saisie classique.

 Voir le paragraphe "Saisir une note de frais par la saisie classique", à partir de l'étape 4.

Paramétrer la saisie graphique

Le paramétrage de la saisie graphique est réservé à l'administrateur de Sage HRM Portal.

Gérer les thèmes de saisie graphique

Afficher / Modifier un thème

1. Cliquez sur le lien Thèmes. Trois thèmes sont fournis par Sage : Néons, Tableau et Ville.

2. Sélectionnez le thème souhaité dans la liste proposée.

Créer un nouveau thème

1. Cliquez sur le lien Mode design dans votre note, à droite de la page de saisie graphique.

2. Cliquez sur le lien Thèmes / Gestion des thèmes / Nouveau.

3. Saisissez le nom du nouveau thème dans le champ Nom.

4. Choisissez l'image à utiliser en tant que thème dans la liste déroulante Image de fond.

 Cliquez sur "Autre image" si vous souhaitez utiliser une autre image qu'une de celles proposées dans la liste déroulante.

5. Définissez la couleur, taille des caractères et le style du texte des étiquettes, ainsi que la couleur de remplissage des étiquettes dans les champs correspondants.

6. Cliquez sur le bouton [Ok].

 Après avoir créé un nouveau thème, vous pouvez le visualiser et tester des étiquettes. Pour cela, référez vous à la partie "Mode test" ci-dessous.

Gérer les étiquettes (d'un thème)

Une étiquette correspond à l'intitulé d'un type de frais.

Ajouter une étiquette

1. Cliquez sur le lien Mode design dans votre note, à droite de la page de saisie graphique.

2. Cliquez sur le lien Etiquettes, puis effectuez l'une des opérations suivantes :

• pour ajouter une ou plusieurs étiquettes pré-définies, cliquez sur "Ajout rapide", puis sélectionnez les étiquettes à ajouter,
• pour ajouter une ou plusieurs étiquettes spécifiques à un frais, cliquez sur "Ajouter une étiquette pour un type de frais", puis sélectionnez les étiquettes à ajouter,
• pour ajouter une étiquette avec un texte personnalisé, cliquez sur "Ajouter une étiquette 'texte libre'", puis saisissez votre texte dans le champ prévu à cet effet,
• pour ajouter l'étiquette 'Autres' (si elle n'est pas déjà ajoutée), cliquez sur "Ajouter l'étiquette 'Autres'".

4. Cliquez sur le bouton [Ok].

Modifier une étiquette

1. Faites un clic droit sur l'étiquette à modifier.

2. Cliquez sur "Modifier".

3. Effectuez l'une des opérations suivantes :

• pour modifier l'étiquette par un type de frais pré-défini : cochez la case 'Celui du type de frais associé' et sélectionnez un type de frais dans le champ Type de frais associé,
• pour modifier l'étiquette par un texte personnalisé : cochez la case 'Personnalisé', puis saisissez le texte souhaité pour l'étiquette dans le champ en-dessous de la case,
• indiquez la quantité par défaut à associer au type de frais.

3. Cliquez sur le bouton [Ok].

Supprimer une étiquette

1. Faites un clic droit sur l'étiquette à modifier.

2. Cliquez sur "Supprimer".

Ajouter l'équivalent d'une étiquette dans une autre langue

1. Faites un clic droit sur l'étiquette à modifier.

2. Cliquez sur "Modifier".

3. Choisissez la langue de l'équivalent que vous souhaitez renseigner dans la liste déroulante.

4. Saisissez l'équivalent de l'étiquette dans la langue sélectionnée.

 L'équivalent dans une autre langue d'une étiquette ne remplace pas le texte existant de l'étiquette et ne s'affiche pas sous celle-ci. Il est visible lorsque vous changez la langue d'affichage de l'interface.

Tout sélectionner

Cliquez sur cette option pour afficher toutes les étiquettes créées.

Mode test

Le mode test vous permet de pré-visualiser et de tester le nouveau design que vous avez paramétré ou le nouveau thème que vous avez créé.
 En mode test, vous ne pouvez pas valider une note de frais, mais seulement la simuler.

Pour passer en mode test, cliquez sur le lien Mode design dans votre note, à droite de la page de saisie graphique, puis sur "Mode test".

Pour sortir du mode test, cliquez sur la croix en haut à droite de votre note.

Boutons et liens disponibles

 Ce bouton permet d'ajouter une ou plusieurs lignes de dépense.

 Lorsque des brouillons sont enregistrés, ce bouton ouvre la liste et autorise la modification, validation ou annulation de la demande de remboursement de frais sélectionnée. Sur la liste affichée, sélectionnez la ligne à modifier et cliquez sur [Ouvrir] pour la réafficher.
Lorsque le manager signe en 'Complément attendu', le statut de la demande est modifié en 'Brouillon'.

 Les modèles de notes de frais permettent d'enregistrer des lignes de remboursements comme modèles. Elles pourront être utilisées comme base de saisie si vous avez souvent les mêmes frais.
Pour enregistrer un modèle, sélectionnez une ligne puis cliquez sur le bouton [Modèles]. Dans la fenêtre "Modèles", cliquez sur le bouton [Nouveau].
Pour utiliser un modèle, dans la liste des modèles, sélectionnez la ligne du modèle, puis cliquez sur [Sélectionner], puis [Fermer]. La fiche du modèle apparaît et il est alors possible de la modifier.

 Ce bouton ouvre la saisie graphique des notes de frais.

 Ce bouton permet de calculer le montant qui vous sera remboursé.

 Ce bouton enregistre la demande sans l'envoyer dans le circuit de validation. La demande de remboursement peut ainsi être modifiée ou annulée.

 Une fois la saisie terminée, ce bouton permet d'enregistrer la demande et conditionne l'envoi d'un e-mail au manager pour approbation.

 Cliquer sur l'icône [Imprimer] créé un fichier pdf et conditionne l'envoi d'un e-mail.

Le lien Mes demandes de la barre des favoris permet de consulter les notes de frais plus anciennes.

 L'affichage des boutons dépend de la configuration décidée par votre administrateur. Il se peut que votre portail ne dispose pas de tous les boutons documentés ici.